Vendiste bien, pero la plata no llega
Es fin de mes. Hay que pagar nómina y proveedores, y en el banco no está lo que debería. Abres el informe de cartera: facturas vencidas hace 15, 30, 60 días. Muchas son de buenos clientes que simplemente no se acordaron.
En la mayoría de pymes, cobrar depende de que alguien tenga tiempo de revisar la cartera, armar la lista, escribir uno por uno y acordarse de volver a escribir la semana siguiente. Ese "alguien" casi siempre tiene otras diez cosas encima, así que el cobro se hace tarde, a última hora y a los gritos.
El problema no es que tus clientes no quieran pagar. Es que nadie les recuerda a tiempo, de forma ordenada.
Cómo se ve cuando está automatizado
Cada mañana, sin que nadie lo pida:
- Se revisan las facturas pendientes en tu programa contable (Siigo, Alegra u otro).
- Antes del vencimiento, el cliente recibe un recordatorio amable con el valor, la fecha y el enlace o los datos para pagar. Muchos pagan con solo eso.
- El día que vence, otro mensaje corto.
- Si pasan días sin pago, los mensajes cambian de tono poco a poco y, a partir de cierto punto, el caso pasa a una persona de tu equipo para llamar.
- Cuando el pago entra, los recordatorios se detienen solos y el cliente no recibe un mensaje incómodo por algo que ya pagó.
Tu equipo ya no arma listas: recibe cada lunes un resumen con lo que se cobró, lo que está por vencer y los pocos casos que necesitan una llamada.
Por correo, por WhatsApp o por los dos
- Correo: sirve para enviar la factura adjunta y llegar al área de pagos de una empresa. No tiene costo por mensaje.
- WhatsApp: se lee mucho más rápido, sobre todo en negocios pequeños donde quien paga es el mismo dueño. Meta cobra por cada recordatorio que tu empresa inicia, a la tarifa vigente para Colombia, así que conviene usarlo en los momentos clave y no en todos.
Lo usual es combinarlos: correo para el recordatorio previo y WhatsApp el día del vencimiento y después.
Lo que hay que cuidar
El tono. Un recordatorio antes de vencer debe sonar a servicio, no a cobro: "Te recordamos que tu factura vence el viernes; aquí tienes los datos para pagar". La firmeza se reserva para cuando ya hay mora.
Los clientes especiales. Hay clientes con acuerdos de pago, con un contacto específico o a los que el gerente prefiere llamar personalmente. Se marcan una vez y quedan por fuera de los mensajes automáticos.
Los pagos que no se reflejan a tiempo. Si tu equipo registra los pagos con unos días de atraso, el sistema podría recordarle a alguien que ya pagó. Por eso lo ideal es cruzar con los movimientos del banco antes de enviar, o al menos incluir en el mensaje "si ya pagaste, ignora este mensaje".
La ley. Si le cobras a personas (no a empresas), la Ley 2300 de 2023 limita los horarios y la frecuencia de los mensajes de cobro: entre otras cosas, solo de lunes a viernes de 7 a. m. a 7 p. m. y sábados de 8 a. m. a 3 p. m., sin domingos ni festivos, y no más de una vez al día. Los recordatorios automáticos se programan dentro de esos límites desde el principio.
Qué se necesita
- Acceso a tu programa contable para leer las facturas pendientes. Siigo Nube y Alegra lo permiten; otros programas pueden necesitar un reporte exportado cada día.
- Los datos de contacto actualizados de quién paga en cada cliente. Suele ser la parte que más trabajo da la primera vez.
- Los textos de los mensajes, que se escriben contigo y con tu tono.
- Para WhatsApp, la cuenta oficial de WhatsApp Business de Meta y las plantillas de mensaje aprobadas por Meta.
Cuánto puede valer para tu empresa
El beneficio más grande no es el tiempo que ahorra tu equipo, aunque también cuenta: es cuántos días antes entra la plata.
Haz esta cuenta con tus números: toma el valor de tu cartera vencida de hoy y pregúntate qué pasaría si la mitad hubiera entrado dos semanas antes. Esa plata es la que no tuviste que pedir prestada, el descuento por pronto pago que no le pudiste pedir a tu proveedor o la nómina que pagaste sin angustia.
A eso súmale las horas que hoy dedica alguien a revisar cartera y escribir a los clientes. La calculadora de la página de inicio te dice cuánto valen esas horas al año con el salario de tu equipo.
Por dónde empezar
No hace falta montarlo todo de una vez. Un buen primer paso es solo el recordatorio antes del vencimiento por correo: es el más fácil, no tiene costo por mensaje y es el que más pagos adelanta, porque le llega al cliente cuando todavía tiene la intención de pagar a tiempo.
Si funciona, se agrega WhatsApp y los mensajes de mora. Si quieres ver cómo quedaría con tu programa contable, escríbeme y lo revisamos.
