5 tareas contables que tu pyme puede automatizar con Siigo o Alegra

Tu contador no estudió para digitar

En muchas pymes, el área contable pasa buena parte del mes haciendo trabajo que no requiere criterio: copiar datos de un correo a Siigo, cuadrar el extracto del banco línea por línea, buscar quién debe qué. El análisis, que es lo que de verdad ayuda a decidir, queda para cuando sobre tiempo. Y casi nunca sobra.

No necesitas cambiar de programa contable para cambiar eso. Siigo Nube y Alegra permiten que otros programas se conecten con ellos para leer y registrar información, y eso abre la puerta a automatizar lo repetitivo. Con World Office y otros programas instalados en la oficina también se puede, aunque a veces a través de archivos de importación.

Estas son las cinco tareas donde más se nota.

1. Registrar las facturas de proveedores

Hoy: alguien abre cada correo, descarga la factura y la digita: proveedor, valores, impuestos, cuenta contable, centro de costo.

Automatizado: las facturas electrónicas llegan con un archivo XML que trae los datos ordenados, así que se leen solas. La IA se encarga de lo que el XML no dice: a qué cuenta y centro de costo va cada ítem, según cómo los clasifica tu equipo. Lo que cuadra con una orden de compra queda registrado; lo que no, va a revisión con la razón.

Qué se gana: es la tarea que más horas libera cuando hay muchos proveedores. En este caso el tiempo dedicado a facturas bajó un 82%.

2. Conciliar el banco

Hoy: se descarga el extracto, se pone al lado del auxiliar y se marcan uno a uno los movimientos que coinciden. Los que no, se investigan.

Automatizado: cada día se toma el extracto (descargado del banco o enviado por correo) y se cruza con lo registrado: mismo valor, fecha cercana, referencia o NIT. Lo que coincide queda marcado. Tu equipo recibe solo la lista corta de lo que no cuadra, con sugerencias: "Este pago de $1.428.000 podría ser la factura 3021 de Ferretería El Roble".

Qué se gana: la conciliación deja de ser una tarea de fin de mes para convertirse en una revisión diaria de cinco minutos, y los errores aparecen cuando todavía es fácil corregirlos.

3. Cobrar la cartera a tiempo

Hoy: alguien revisa la cartera cuando puede y escribe a los clientes uno por uno.

Automatizado: cada cliente recibe un recordatorio antes del vencimiento, otro el día que vence y mensajes de seguimiento si se atrasa, por correo o WhatsApp. Cuando paga, los mensajes se detienen solos. Los casos difíciles pasan a una persona.

Qué se gana: la plata entra antes. Está explicado paso a paso en cómo cobrar a tiempo sin perseguir a cada cliente.

4. El reporte para gerencia

Hoy: cada semana o cada mes alguien exporta datos de Siigo o Alegra, los pega en Excel, arma tablas y gráficos y los envía.

Automatizado: el reporte se arma solo con los datos del programa contable y llega cada lunes al correo del gerente: ventas, gastos, cartera por edades, flujo de caja de las próximas semanas. Con IA, viene con un resumen en palabras: "Las ventas subieron 8% frente al mes pasado, pero la cartera a más de 60 días creció; los tres clientes que más deben son…".

Qué se gana: el gerente decide con números de esta semana, no del mes pasado, y nadie pierde una tarde armando tablas.

5. Responder a proveedores y clientes sobre pagos

Hoy: llegan correos y mensajes preguntando "¿cuándo me pagan?", "¿me envían el certificado de retención?", "¿ya les llegó mi factura?". Cada uno se busca y se responde a mano.

Automatizado: un asistente lee la pregunta, busca la información en el programa contable y responde: la fecha programada de pago, el estado de la factura, el certificado adjunto. Lo que no puede responder con seguridad pasa a una persona.

Qué se gana: menos interrupciones para el equipo y respuestas en minutos para el proveedor, que también es parte de tu reputación.

¿Y lo que exige la DIAN?

Automatizar no cambia tus obligaciones: la facturación electrónica, las retenciones y los eventos que debes registrar sobre las facturas que recibes siguen siendo los mismos. Lo que cambia es quién hace la parte repetitiva. De hecho, al registrar todo el mismo día, es más difícil que algo se pase de fecha.

Lo que sí conviene es que tu contador participe al definir las reglas: qué cuenta va con qué tipo de gasto, qué se aprueba solo y qué debe revisar siempre una persona.

Por cuál empezar

Escoge según dónde está tu dolor:

Para saber cuánto vale cada una en tu empresa, anota durante una semana cuántas horas se van en cada tarea y usa la calculadora de la página de inicio con el salario de quien la hace. La tarea con más horas suele ser el mejor primer paso.